Üye Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

11. BÖLGE SAMSUN OPTİSYEN VE GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“ODA”) olarak; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, siz değerli üyelerimiz ve üye adaylarımıza ait tüm kişisel verilerin gizliliğini korumak amacıyla bir takım temel kurallar benimsemiştir. KVKK’nın 10.maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin amaç, kapsam, süreler ve sizi etkileyebilecek diğer hususlar hakkında bilgilendirme amacıyla bu aydınlatma metni hazırlanmıştır.

1. 1. İşlenen Kişisel Verileriniz

Tarafımızca üyelerimiz ve üye adaylarımıza ilişkin kendileri tarafından ulaştırılan kişisel veriler işlenebilmektedir. Örnek olarak işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

1. 2. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; ODA tarafından, ODA’nın hizmet veren olarak sunduğu hizmetler dahilinde; hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, sözleşmenin kurulması ve sözleşmenin ifası ile doğrudan ilgili sebeplerle, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve ODA’nın meşru menfaati gereği ve bunların dışında kalan hallerde ilgili kişinin açık rızası ile işlenebilmektedir. Bu kapsamda, Kişisel verileriniz ODA tarafından; ürün veya hizmet talebi sırasında, sözleşmenin kurulduğu anda veya daha sonraki dönemde onayınız dahilinde sözlü, yazılı veya elektronik ortamda ODA’ya iletmeniz ve internet ortamında kullanıcı kaydı oluşturarak bilgi kaydetmeniz ya da talep veya şikâyette bulunmanız suretiyle toplanabilmektedir.

ODA’nın platformunu geliştirmeye ve daha efektif hale getirmeye yönelik meşru menfaati gereği Çerez Politikamızda da detayları belirtildiği üzere web sitemizde kullanılan çerezler vasıtasıyla kişisel verilerinizi topluyoruz.

Kişisel verileriniz, size hak ve menfaatler sağlanması, ODA içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi gibi hukuki sebeplere dayanılarak toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, Oda ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

1. 3. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, ODA tarafından aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir:

Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, Anlaşmalı olunan özel sigorta şirketleri ve/veya diğer kurumlar tarafından, anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet vb. hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi, Erişim yetkilerinin yürütülmesi, Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, Fiziksel mekan güvenliğinin temini, Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, Kamu düzeninin ve sağlığının korunması, İç denetim/soruşturma/istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi, İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, Reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi, İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi, İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, Hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, Hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, Hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Organizasyon ve etkinlik yönetimi, Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Talep/şikayetlerin takibi, Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması, Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, Yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi, Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi

Kişisel verilerinizin ODAMIZ tarafından işlenmesi konusunda detaylı bilgilere; www.samsunogo.org.tr internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan ODA’ya Ait Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.

4. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel Verilerinizi yukarıda belirtilen amaçların yürütülmesi ve geliştirilmesi bakımından işbirliği yaptığımız iş ortaklarımıza ve üçüncü kişilere, başta Sağlık Bakanlığı ve de Türkiye Optisyen- Gözlükçüler Birliği olmak üzere ilgili mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi/kurum ve/veya kuruluşlara, sigortalar, bankalar ve vakıflara, hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıklarına, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirler de dahil olmak üzere Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçlarla yurtiçine ve yurtdışına aktarılabilecektir.

ODAMIZ, kişisel verilerinizi, bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri çerçevesinde,  alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik önlemlerine tam uygunlukla korumaktadır. Söz konusu güvenlik tedbirleri, teknolojik imkanlar da göz önünde bulundurularak muhtemel risklere uygun bir düzeyde sağlanmaktadır

5. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında muhafaza edilen verileriniz; ilgili mevzuatlar kapsamında belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri sonuna kadar muhafaza edilecektir. Kişisel verileriniz işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde resen veya talebiniz doğrultusunda ODA Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kuralları gereğince silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.  Açık rızanızı geri almaya ilişkin talebinizin bulunması halinde dahi Kişisel Verilerinizin açık rızaya tabi amaçlar için kullanımı sonlandırılacak, ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5/2. ve 6/3. maddelerindeki amaçlarla işlenmeye devam edilecektir.

6. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi ODAMIZA iletmeniz durumunda ODA talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, ODA tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda veri sahipleri,

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve talep olunan diğer bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi, Oda internet adresinde www.samsunogo.org.tr bulunan “Başvuru Formu’nu” doldurarak Kale Mahallesi Kaptanağa Sokak No: 17/12 İlkadım, Samsun adresimize (Noter vasıtasıyla vb. yollarla) gönderebilir ilgili formu [11.bolgesamsunoptisyen@hs01.kep.tr] kayıtlı elektronik posta adresine elektronik imzalı olarak veya oda@samsunogo.org.tr e- mail adresine iletebilirsiniz.