Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

11. BÖLGE SAMSUN OPTİSYEN VE GÖZLÜKÇÜLER ODASI KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ. 3

1.1. Amaç. 3

1.2. Kapsam.. 3

1.3. Tanımlar. 3

2. İLKELER.. 5

3. KAYIT ORTAMLARI. 6

4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER.. 6

4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar. 6

4.2. İmhaya İlişkin Açıklamalar. 7

5. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER.. 8

6. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ. 9

7. PERİYODİK İMHA VE KİŞİSEL VERİ İMHA BAŞVURUSU.. 10

7.1. Periyodik İmha. 10

7.2. Kişisel Veri İmha Başvurusu. 10

8. KİŞİSEL VERİ İMHA TEKNİKLERİ. 11

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi 11

8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 12

8.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 12

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. 12

9. VERİ SÜRECİNDE YER ALANLARIN UNVANI, BİRİMİ VE GÖREVİ. 12

10. DİĞER HUSUSLAR.. 12

1. 1. GİRİŞ

1.1. Amaç

İşbu 11. Bölge Samsun Optisyen Ve Gözlükçüler Odası (“ODA”), Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek, kişisel verilere ilişkin mevzuat çerçevesinde kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak ve ilgili kişileri kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla 11. Bölge Samsun Optisyen Ve Gözlükçüler Odası (“ODA”) tarafından hazırlanmıştır.

1.2. Kapsam

Bu Politika; ODA çalışanlarına ilişkin kişisel verilerin saklanması ve imhasını kapsamakta olup ODA’nın sahip olduğu ya da ODA tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ile kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

İşbu Politikada kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması gibi sair hususlarda hüküm bulunmayan hallerde bu hususlardaki detaylı bilgiye www.samsunogo.org.tr adresinde yer alan ODA Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan erişilebilmektedir.

KVKK ve ilgili diğer mevzuat ile Politika arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulama alanı bulacaktır.

1.3. Tanımlar

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

1. 2. İLKELER

ODA tarafından kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

• ODAMIZCA mevcut ya da edinilen kişisel veriler KVKK madde 4 uyarınca; (i) hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, (ii) doğru ve gerektiğinde güncel olacak şekilde, (iii) belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte, (iv) işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılmakta ve (v) ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan ve ODACA işbu Politikada belirlenen süre kadar muhafaza edilmektedir.^[1]
• ODAMIZ, ilgili kişinin açık rızasıyla veya KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işlemektedir. İlgili kişiler, kişisel veri işleme süreçlerine ilişkin olarak, ODAMIZ tarafından KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak aydınlatmakta ve ilgili kişinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirme yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 5. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler ODA tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
• Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler ODA tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından ODA’ya başvurulması halinde;

• • İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir,
  • Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

1. 3. KAYIT ORTAMLARI

İlgili kişilere ait kişisel veriler, ODA tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde aşağıdaki tabloda (Tablo 1) yer alan ortamlarda güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

(Tablo 1: Kişisel Veri Kayıt Ortamları Tablosu)

1. 4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

ODA tarafından, ilgili kişilere ait kişisel veriler Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir:

4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

İlgili kişiye ait kişisel veriler, ODA tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında özellikle^[2]; (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan elektronik veya elektronik olmayan ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin ODA’nın uymakla yükümlü olduğu herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesine bağlı olarak saklanması,
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunmasına bağlı olarak saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ODA’nın meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından İlgili kişilerin açık rızasının bulunması nedeniyle saklanması.

4.2. İmhaya İlişkin Açıklamalar

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak saklanıyor olmasına rağmen, saklanmasını gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler re ’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda, Kanun ve Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde ilgili kişilere ait kişisel veriler, ODA tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

1. 5. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER

ODAMIZ, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

ODAMIZ tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.

1. 6. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

ODAMIZ öncelikle, kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süreye riayet eder; bir sürenin öngörülmemiş olması hâlinde kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya ODAMIZIN belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla kanunlarda öngörülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanabilecektir. İleride kullanılabilme ihtimaline dayanılarak ODAMIZ tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.

ODA tarafından tespit edilen süreç bazında saklama ve imha süreleri aşağıdaki tabloda (Tablo 2) yer almaktadır. Ayrıca; süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer almaktadır.

(Tablo 2: Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri)

1. 7. PERİYODİK İMHA VE KİŞİSEL VERİ İMHA BAŞVURUSU

7.1. Periyodik İmha

ODA, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Yönetmeliğin 11.maddesi gereğince ODA, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, ODA tarafından yılda iki kez olmak üzere Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. ODA iki periyodik imha süreci arasındaki süre 6 ayı geçmemek kaydıyla, periyodik imha tarihlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir.

7.2. Kişisel Veri İmha Başvurusu

İlgili kişi, Kanunun 13.maddesine istinaden ODA’ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imhasını talep ettiğinde^[4];

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ODA talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.  ODA’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. ODA, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ODA tarafından Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

1. 8. KİŞİSEL VERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, ODA tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. Bu kapsamda, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az iki yıl süreyle saklanır.

ODA tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda (Tablo 3) yer alan yöntemlerle silinir.

(Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri)

8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda (Tablo 4) yer alan yöntemlerle yok edilir:

(Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri)

8.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

1. 9. VERİ SÜRECİNDE YER ALANLARIN UNVANI, BİRİMİ VE GÖREVİ

ODA’nın tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında görevli birimlere aktif olarak destek verir.

10. DİĞER HUSUSLAR

İşbu Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve ODA’nın internet sitesinde www.samsunogo.org.tr olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır.

İşbu Politika; Kanunda yapılan değişiklikler, Kurul kararları uyarınca ya da sektördeki ve bilişim alanındaki gelişmeler gibi güncelleme yapılmasını gerekli kılan durumlarda ve/veya ihtiyaç halinde güncellenir.